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Challenge

新人研修は
明日からオンライン!?

新型コロナウイルス感染リスク低減のため、
新入社員173名の導入研修を初めてオンラインで実施

4月の新入社員研修をオンラインで実施し、新入社員は在宅で受講しました。急遽決まったことでしたし、前例がなかったので、新入社員だけでなく実施部門も不安な気持ちを抱えながらのスタートでしたが、創意工夫と迅速な行動で何とか無事終えることができました。

根本 由香

Nemoto Yuka

根本 由香さん

リコークリエイティブサービス
教育部門

大里 貴志

Osato Takashi

大里 貴志さん

リコークリエイティブサービス
教育部門

水野 裕美子

Mizuno Yumiko

水野 裕美子さん

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教育部門

太田 冴香

Ota Sayaka

太田 冴香さん

リコークリエイティブサービス
教育部門

当初、今年度はどのような新入社員研修をやる予定だったのか。

根本さん:入社式翌日の4月2日から配属発表の4月24日まで、社内のホールと研修室を使って集合形式で行う予定でした。基本的な考え方は例年同様、配属にあたって最低限必要な知識・意識・スキルを学んでもらうというものでした。

太田さん:学んだことを研修期間中から実践して、配属前に少しでも社会人としての自分に自信を持ってほしいという思いがあったので、考えたことを発表してもらう時間を前年度より多く取るように考えていました。もちろんこれは、集合研修を前提にしたものでした。

研修初日(分散受講)

新型コロナウイルス感染が拡大し始めた頃、どのような準備をしていたか。

水野さん:感染が拡大し始めた3月上旬には、在宅に切り替わる可能性も考え、オンライン研修と集合研修の2通りの準備を同時に進めていました。ただ、新入社員研修はこれまでオンラインでやったことがありませんでしたし、それ以前に、オンラインでは狙っていた研修の効果を出せないのではないかと考えていました。

大里さん:在宅で受講してもらうためには、個々のノートPCを自宅に送る必要がありました。例年は研修開始後の4月に会社で直接渡していましたが、3月中旬に173名全員の自宅に送っておこうということになりました。

根本さん:PCが納品されるタイミングと新人の自宅への配送を完了すべき日程を考えると、例年の半分ほどの日程でセットアップを完了する必要があり、リコーテクノロジーセンター23階研修室にて、教育担当者が予備機を含め約190台のセットアップを4日間で完了しました。

オンライン研修_配信側講師

急遽、在宅での受講と決まった時の対応は?

根本さん:研修初日の4月2日、予定していた通り、小規模研修室での分散受講型でスタートしました。しかし、近日中に政府から緊急事態宣言が出るとの情報が入り、お昼には研修責任者が、「このまま継続実施は厳しいので、明日からオンライン研修に変更」と決定しました。

水野さん:翌日から在宅で受講してもらうためには、何よりも先にPCとITツールの使い方を教えることが最優先となりました。

太田さん:私たちは入社したばかりの社員が自宅で自律的な行動がとれるだろうかと不安でしたが、それ以上に、新入社員の皆さんが大きな不安を感じていることがわかりました。とにかく皆さんに安心感を持ってもらうために何をしたらいいか、を常に考えていた気がします。

在宅受講風景

工夫した点、心がけたことなど

太田さん:オンラインであっても、新入社員が参加者意識を持てるインタラクティブな研修にすることを考えていました。

根本さん:IT操作をはじめとしたサポートや疑問点・不安の解消は迅速・丁寧に対応することをメンバー全員で心がけました。心身面の不安解消のためのフォローの時間も取りました。

水野さん:社外講師の方も含め、時間配分や休憩時間の入れ方には留意しました。一方的にずっと聞くのは疲れますからね。

根本さん:研修中にリコーラグビー部の指導でストレッチをやってもらったのも良かったです。

大里さん:業務時間の意識を持たせることには注力しました。Microsoft® Formsを活用して朝、昼、夕方の1日3回出席確認を実施し、回答が来ていない新人には、事務局から電話をかけたこともありました。大半はネットのトラブルというケースが多かったのですが、遅刻・欠席時の電話連絡の必要性を教える良い機会にもなったと感じました。また、感染症が拡大しつつある状況下で、新人の体調面へのケアも必要だったため、出席と一緒に体調の確認もしていました。

オンライン受講

1ヵ月の研修終了後、振り返って思うこと

太田さん:正直、私たちも不安でしたが、良い研修ができたと思います。結果的に、集合型で考えていた時のコンテンツとほぼ同じことができました。積極的に参加してくれる社員が多かったし、「早い段階でリモートワークを経験できて良かった」と言ってくれた人もいました。オンラインだからこそできることもありました。引き続きオンラインでやるやり方を含めて検討していきたいです。

大里さん:チャットを違和感なくすぐに使える社員が多くて良かったです。アンケートでも、チャットでの質問はしやすかったという声がありました。大人数の会場で手を挙げるのは気が引けるという人でもチャットは聞きやすかったのだと思いますし、実際、普段の研修より質問が多く出ていました。あと、何か困った時にグループチャットで問いかけると新入社員同士で自発的にそれに答えてくれたりしたこともありました。

水野さん:今思えば、きちんとできたのは、事前にPCを配布できたことと、昨年、研修センターにオンライン研修の配信環境を構築していたことが大きかったように感じます。

インタビュー風景

今後に向けて

根本さん:社内の様々な部門の協力があって、研修を無事終えることができました。こういう形じゃないとわからなかったこともあるので、今回取り組んだことは、次に繋がると感じます。配属後、各部門内で実施している研修にも今回のノウハウが活かされています。

太田さん:新入社員研修の狙いの一つとして「同期としての仲間意識の醸成」がありますが、今回は直接会って新入社員同士で話をできる場を作れず申し訳ないな、と思っていました。でも実際には、「早く同期と会いたい」とか、「この状況だからこそ同期との絆をあきらめたくない」という意見が新入社員から多く出ました。こういう声を聞くと私たちも頑張った甲斐があるし、これからももっとサポートしたい、と思いました。

インタビュー風景

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