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プロセスDX
吉田さん： リコーインダストリー東北で生産している商業用プリンターのサービスパーツの受注から出荷までの供給進捗管理、および、その供給プロセスの効率化が主な担当業務です。サービスパーツとは、市場で使われている製品の保守部品のことで、必要な保守部品を必要なタイミングでお客様に供給することが私たちの役目です。しかし、保守部品がいつ必要になるのかの予測が立てづらく、長期的な供給が必要なため管理が難しい業務です。
リコーインダストリー 生産管理部門
吉田 由華さん
吉田さん： 生産管理室のサービスパーツグループという部署に所属しており、今年4月からグループリーダーを務めています。部署メンバーは11名で、担当は業務プロセス別に分かれています。出荷業務など現場の仕事も多いため、基本的にはリモートではなく、毎日出社して働いています。プライベートでは、小学生の娘が2人いて、休日は一緒にバレーボールの練習などをしてリフレッシュしています。
吉田さん： 12年前、経営企画部門に在籍していた頃、全社のKAIZEN推進事務局に携わり、先輩方から「KAIZENとは何か？」を一から学びました。問題が起きた時に「何が悪かったのか？それはなぜか？」を徹底的に深掘りし、あらゆる視点から原因を突き詰める活動で、苦労したこともありましたが、とても勉強になりました。そのおかげで「KAIZENスキル」が身についたと思います。生産管理部門に異動後、データ登録や集計に時間がかかり、本来の業務である分析や改善ができていないことに気づき、DX化へのチャレンジが始まりました。
吉田さん： まず、データ登録や集計業務の簡素化を目指して、自分でやれる範囲でExcelのマクロを作ってみました。最初の頃は人がつくったマクロをマネしたり、ネットで情報収集したり、試行錯誤の日々でした。その後、RPA（ロボティクス・プロセス・オートメーション）という定型業務を自動化する仕組みも活用するようになり、例えば出荷業務においては、手作業で行っていた出荷明細作成や登録情報の誤りチェックがツール化され、効率が大幅にアップしました。さらに、「脱属人化（特定の人に依存しない体制）」を目指して、各担当のローカルPCで管理していたExcelデータを共有できるようにシステム化し、出荷準備状況の見える化を進めました。「いつでも、どこからでも、誰でも作業できる」というのが目標でした。
吉田さん： 属人化業務が排除されたことで、私だけでなく、部署のメンバーは皆、精神的負担が軽減され、働き方に自由度が増しました。例えば、データのインプットは間違えてはいけないというプレッシャーがありましたし、出荷明細作成においては、配送するトラックは毎日出発時間が決まっているので慌てることもありました。また、各人のPCに入れていたローカルデータがオープンになり、早い段階で関連区と共有できるようになったので、迅速な判断、行動に移すことができるようになりました。
吉田さん： 同じ部署の中には、業務上、休みを取りづらい、休まれるとフォローが大変というメンバーもいました。しかし、DX化が進んだことにより、誰でも対応できる業務プロセスに変わり、休みを取りやすくなったほか、業務工数も削減されことで、感謝の言葉をもらえたことがとても嬉しかったです。また、熟練者の退職時に、そのノウハウを後任に伝えやすくなったのも良かったです。
吉田さん： 自分の業務に対するDX化は自己完結するのでスムーズに進めることができました。しかし今は、検討した内容を部署全体や関連部署に展開する立場になったため、DX化をする必要性を理解してもらうことや、新しいプロセスが定着し狙った効果が出るまでフォローし続ける点が大変です。新しいことに取り組む際には賛同を得られないこともあるのですが、メリットや定量的効果を伝えることを意識しており、やって損はないことを理解してもらうように努めています。
吉田さん： KAIZENに深くかかわった経験のおかげで、プロセス改善とデジタル化の2本柱で改善を進められることは、自分にとって大きな強みです。先輩から叩き込まれた「目的と手段を混同するな」という教えは、常に自問自答しています。進む方向を誤らないようにずっと大事にしている言葉です。デジタル化は目的ではなく、業務を効率化するための手段ですからね。あとは、社内でツールの移り変わりが激しいのが気になっています。全社的に新しいツールを使おうという傾向が強いように感じているのですが、それより、改善しなければいけない理由をしっかり考えて、それに合った最適な手段を選び、これからもKAIZENを進めていきたいと思っています。
