Challenge

「社内デジタル革命」の取り組みがビッグデータの利活用という段階に至った経緯をお聞かせください。

浅香さん：2017年度から全社の働き方変革が推進される中で、Microsoft 365が社員に定着し、Microsoft Teams を使いこなした在宅勤務も当たり前になりましたが、ここで取得されているデータをワークスタイル変革に活かせないものか、ずっと考えていました。そんな折、組織活動分析ツールWorkplace Analyticsの存在を知りました。これこそまさに、仕事のやり方を抜本的に変えていくための道具だと感じました。

榊原さん：我々は『データにもとづく仮説検証と改善』を日々の業務の中で重要視しています。Workplace Analytics を使えば、組織ごとの定量的なデータが手に入ります。社内の人事データとも連係できるので、より納得感の高い、これまで見えていなかった実態が分かると考えました。

導入時に苦労したことがあれば教えてください。

榊原さん：導入は短期間で完了しました。2020年4月に検討を始め、7月にはもう本格的な活用が始まっています。行動データを収集、分析することに対して、プライバシー面を気にされる企業もあるそうですが、リコーでは特に反発の声は挙がりませんでした。そもそも Workplace Analyticsが扱うのは組織データであり、個人を特定して行動データを取得するわけではありません。

Workplace Analytics でどのようなことがわかってきたのでしょうか？

松澤さん：リモートワークでの働き方を調べる社内アンケートを実施したところ、「集中する時間を確保することで、生産性は上がっている」「効率的に会議ができている」といったポジティブな回答が多く見られました。ところが、Workplace Analytics のデータを見ると、集中時間が減少していたり、会議時間が増えていたりと、意識と行動にギャップがあることが分かりました。

浅香さん：オンラインでは物理的な会議室の制約はありません。気軽に会議に参加できるようになったことで、"情報共有感" を持ち、生産性が上がっているという印象に繋がったのではないでしょうか。ただ、実際には、参加者が2桁、時間が2時間を越えるような会議が増えています。場面に応じたコミュニケーション方法の啓発が必要だと分かりました。

デジタルツールによって、働き方変革にどのような効果が出ていますか？

鶴井さん：Workplace Analyticsを導入したことによって、会議時間はもちろん、会議の人数や『個人ワークに集中できている時間』といったことまで可視化できるようになりました。アンケート調査で社員に負担をかけることなく、自動的にデータを集約できます。感覚値以外の、客観的な状況が分かるようになったことは、施策の効果を測る上でも大きな進歩だと考えています。

松澤さん：ある部署の会議が全体と比べて長時間・大人数だったり、管理職のメールにかける時間が、他の企業と比べて長かったりと、多くの傾向が見えてきました。必ずしも数字がそのまま実態を反映しているわけではありませんが、データとして誰の目にも明らかになったことで、その現場で本当は何が起きているのか? どうすれば改善できるのか? といった動きが生まれつつあります。

浅香さん：Teams を導入した結果、リコー全体で 1 対 1 のメール件数が減少しました。さらに、私の部門で先行して Workplace Analytics のデータを活用しながら Teams のチャットをはじめとした効率的なコミュニケーション方法を啓蒙したところ、全社の減少スピードと比較して倍の速さでメール件数の減少が進んだのです。今では Teamsの便利な使い方が全社に定着し、リバウンドもありません。

今後の取り組みについてお聞かせください。

榊原さん：Workplace Analyticsを活用して「働き方のベストプラクティス」を見つけていきたいですね。全社員が同じ働き方をする必要はありません。それぞれのスタイルに合わせた、よりスマートな働き方を見つける手助けをしていきたいと考えています。

浅香さん：さらに可視化の解像度を高めることで、ワークスタイル変革を突き詰めていきたいです。各人がどんな仕事をしているのか、負荷はどのくらいなのか、どれほど属人化しているのか。Workplace Analyticsと他ツールを組み合わせて、深掘りするトライアルを始めています。将来的には、こうした取り組みをデジタルサービスとして提供できるようにしていきたいと考えています。

※当インタビュー記事の著作権は日本マイクロソフト株式会社に属します。