クラウド型会議室管理システム「RICOH スマート予約サービス」を提供開始

株式会社リコー（社長執行役員：山下 良則）は、Microsoft® Office 365®とシームレスに連携し、会議室や各種設備など社内のリソースを簡単に予約・管理できるクラウドサービス「RICOH スマート予約サービス」を10月21日に提供開始します。予約されていても実際に使用されない空（から）予約や、会議の長時間化などを削減し、リソース運用の最適化と業務効率化に貢献します。

「RICOH スマート予約サービス」の利用イメージ

近年、ICTを活用したリモートワークなどの導入が進み、働き方が多様化しつつあります。一方で、東京都心など都市部への企業従業員の集中に対して、新規オフィスの供給が追い付かず不足感が高まっています。こうした状況下で、各企業のオフィスにおいては限られた設備やスペースを効率的に活用することが求められています。

「RICOH スマート予約サービス」は、Office 365®のアプリケーションと各部屋に設置されたタブレット端末（ルームモニター）をクラウド上で連携させることで、スムーズな利用を実現するクラウドソリューションです。Office 365®アプリケーションのスケジューラー上で社内の会議室の空き状況を確認して会議を予約すると、システムと連携した会議室に設置したルームモニターに予約情報が表示されます。利用者は会議室への入退出時に、各部屋に設置されたルームモニターからチェックイン/チェックアウトします。予約時刻を過ぎてもチェックインされない場合は自動キャンセルとなり、Office 365®上に空室として反映され、他の利用者が代わりに使用できます。また、予め設定された会議終了時刻を端末から音声アラートでお知らせすることで、会議の長時間化を抑制します。さらに、リコーの「RICOH Interactive Whiteboard」と連携し、入退出する際に自動でスリープ状態のオン/オフを制御します。今後、さまざまなエッジデバイスとの連携機能を強化・拡張していきます。

本システムは、Microsoft Power BI®と連携して会議室の利用状況を分析し、わかりやく見える化できます。管理者はユーザーや部屋ごとに利用率やキャンセル率などの使用状況を把握することにより、社内リソースの効率的な運用につなげることができます。

リコーは、本システムを自社オフィス内に導入し、社内実践に取り組んできました。その結果、「入室がなく自動キャンセルされた会議が14%を占め、このうち52%が再予約され有効に使われた」「会議の25%が終了予定時刻の5分以上前に終了できた」といった効果を上げたほか、社内アンケートでも導入効果ありという結果が得られました。

リコーは今後も、オフィスや現場といったさまざまなワークプレイスで行われる仕事をデジタル化し、ワークフローを変革するとともに、デジタル化して蓄積したデータを分析することで、お客様の生産性向上や売上拡大に貢献します。そして、オフィスと現場をデジタルでつなぐデジタルビジネスを推進し、“はたらく”をよりスマートにすることで、お客様のさらなる成長を支援してまいります。