リコージャパン、お客様との契約の電子化を全国展開

リコージャパン株式会社（社長執行役員：坂主 智弘）は、DX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として、お客様との契約締結に関連する一連の業務を電子化するシステムを導入し、2021年2月1日から全国の支社で展開します。これにより、営業活動の効率化と非対面での契約締結によるニューノーマル対応を実現するとともに、その活用ノウハウをお客様にも提供し、お客様が取り組むDXを支援してまいります。

近年、デジタル技術を活用して企業の生産性を大幅に向上させる環境整備が進むものの、契約や受発注など企業間を跨る業務にはいまだ多くの紙が存在しており、生産性向上の障壁となっています。また、最近では、紙文書での作業や押印のための出社などがリモートワークの妨げになっており、注文書や請求書、契約書などの手続き業務の電子化が急務となっています。

今回、リコージャパンの販売管理システムに、クラウド型の契約システムを連携させ、クラウド上でお客様との契約を締結できる体制を構築します。リコージャパンとお客様は双方の合意に基づき、電子ファイルで作成する契約書を承認することで、契約の締結が完了します。お客様に特別なシステムの構築は不要^＊で、クラウド上で契約書類の確認や締結を行えます。

契約書の作成からお客様への送付、締結、契約書の保管までのプロセスを電子化することで、契約に関連する業務の大幅な削減が図れます。押印や印紙が不要となり、出張時や在宅勤務時でも締結処理を完了できるため、契約締結のスピード化やコスト低減に寄与します。また、契約書の電子化により、保管スペースや保管コストの削減も実現します。非対面での契約締結が可能なため、新型コロナウイルス（COVID-19）などの感染リスク低減にもつながります。

リコージャパンでは、全国展開に先駆けて2020年11月から4支社（愛知、三重、山口、長崎）に同システムを先行導入し、効果を検証してきました。実際に電子契約を活用してご契約いただいたお客様からは「非常に簡便で時間の短縮につながる」「自社の働き方改革にも参考になる」「非対面で契約の締結が行えるため感染対策につながる」といった声をいただいています。また、電子契約を使用したリコージャパンの営業担当者からも、「契約手続きのためだけの移動が不要になり効率が良い」「契約に関わる付帯業務の削減につながり、営業活動に時間をさけるようになる」といった反応が得られるなど、お客様と自社双方にとってのメリットを確認しています。

リコージャパンでは、売買契約書を対象に電子契約を導入し、2021年度以降に注文書や検収書、保守契約書、工事注文書などその他の契約書についても順次拡大します。リコージャパンの販売部門では、お客様との間で年間100万件を超える契約を締結しており、これらを電子契約に置き換えていくことで、契約業務に関わるお客様のご負担を軽減するとともに、自社の営業活動において今後5年間で200万時間相当の業務効率化を目指します。また、社内実践を通じて得られたノウハウを活用することで、お客様に対しても電子契約ソリューションの提案を進めていきます。

リコーグループは、お客様への提供価値を「EMPOWERING DIGITAL WORKPLACES」と定め、OAメーカーからデジタルサービスカンパニーへの変革に取り組んでいます。働く現場のデジタルトランスフォーメーションを支援することで、お客様の業務効率化や生産性向上に貢献します。人が主役のデジタル化を進めるため、業務プロセスにおいて、デジタルと人の間で発生するストレスをなくし、ワークフローをデジタル化してつなぐことで新しい働き方への変革に貢献してまいります。

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電子契約の導入にあたって、事前に電子契約に対するお客様承諾書とメールアドレスの取得を必須とします。