ペーパーレスファクス機能で企業間取引業務を実施されているお客様へ

背景

令和4年1月1日の電子帳簿保存法改正によって、電子取引で授受した取引情報を印刷して書面で国税関係書類として保存する方法の特例措置が廃止され、電子での保存が義務化されました。

なお電子取引情報の保存要件への対応が困難な事業者の実情に配意し、令和5年12月31日までの2年間の宥恕措置（罰則猶予）を規定した財務省令が公布され、「やむをえない状況」を税務署長が認めた場合に紙保存が認められていますが、令和6年1月1日以降の電子取引情報は電子帳簿保存法の要件を満たして電子保存を行わないと法令違反とされ罰則が適用されます。^＊2

ペーパーレスファクス機能を用いて^＊3、取引情報を授受する場合、電子取引情報として保存には、真実性の確保^＊4、可視性の確保^＊4が求められます。

ペーパーレスファクス機能で受信し保存したデータの日時においては、複合機側の設定で時刻変更ができてしまうことで、取引日時の第三者証明ができず真実性を確保できない可能性があります。また、取引情報のイメージデータについても、改ざん痕なく取引情報を修正できてしまうことから、真実性の確保ができない可能性があり、それに加え可視性の確保を電子保存の仕組みにおいて満たす必要があります。

お客様におけるご対応について

ペーパーレスファクス機能を用いた取引情報のデータ保存に関し、国税庁の要求している事項をまとめると、以下のような対応策が考えられます。^＊5

1. 授受後の電子取引情報に対して、正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、次のような運用を行う。
   • ペーパーレスファクス機能を提供する複合機の時刻/転送先の設定において、真実性の確保ができる運用規程の制定とその規程に沿った運用を行う。
   • 保存先においても訂正削除を抑止する機能利用や運用をする。
2. 規程運用でなく以下のようなITを利用して真実性を確保する。
   • ペーパーレスファクス受信情報を転送先に保存後、保存先において該当データにタイムスタンプを付与する。
   • 保存先においても削除を抑止する機能利用や運用をする。

なお受信ファクスを同時印刷^＊6したものを国税関係書類として紙として保存し、紙書類を原本とする方法を選択することもできます。その場合、ペーパーレスファクスで生成したイメージデータの取引情報は複製の扱いとして業務利用することが可能となります。

リコーではお客様のDXを促進するために、電子帳簿保存法の改正要件に対応したさまざまなソリューションや運用ガイドをご提供いたします。詳しくは下記問い合わせ先または、担当営業までお問い合わせください。

＊2

国税庁HP記載
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/01.htm

＊3

国税庁 電子帳簿保存法趣旨説明7-8
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/030628/pdf/02.pdf

＊4

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07denshi/02.htm

＊5

国税庁HP記載 電子帳簿保存法Q&A（一問一答）～令和4年1月1日以後に保存等を開始する方～ 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問4, 問11, 参照
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

＊6

ファクス受信後、複合機本体の保存領域にイメージデータとして蓄積するのと合わせ、単機能ファクスと同様に受信後直ちに紙でも印刷される機能。

関連リンク

本件に関するお問い合わせ先

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