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重要なお知らせ

ペーパーレスファクス機能で企業間取引業務を実施されているお客様へ

令和4年1月施行の電子帳簿保存法改正における注意点のご案内

2021年11月29日
2021年11月29日
最終更新日 2022年1月21日
株式会社リコー
リコージャパン株式会社

日頃は弊社製品およびサービスをご愛用いただきまして、誠にありがとうございます。

法人税法、所得税法に関係する法人および個人事業主のお客様において、複合機のペーパーレスファクス機能を利用して取引業務を行われている場合、令和4年1月1日に施行される電子帳簿保存法の改正を受け、保存方法によっては法が定める要件を満たさない場合がございますのでご注意ください。

なお、電子取引の取引情報に係る電磁的記録への円滑な移行のための経過措置として、令和5年12月31日までの2年間の宥恕措置を規定した財務省令が令和3年12月27日に公布されました。電磁的記録の保存要件への対応が困難な事業者の実情に配意し、その出力書面等の保存措置の廃止を事実上延長するための措置(宥恕措置)が講じられ、税務署長が認める「やむをえない状況」として、電子取引の保存システムやワークフローの整備が未済などの状況が例示されています。(※1)

ただし、令和6年1月1日以後に行う電子取引の取引情報については要件に従った電子データの保存が必須となっておりますので、早めの準備が必要となります。

リコージャパンは電子帳簿保存法の改正要件に対応したさまざまなソリューションや運用ガイドをご提供しますので、お早めに弊社窓口までお問い合わせください。

背景

令和4年1月1日の電子帳簿保存法改正後には、電子取引で授受した取引情報を印刷して書面で国税関係書類として保存する方法の特例措置が廃止され、電子での保存が義務化されます。(※1)

電子帳簿保存法において、ペーパーレスファクス機能を用いて(※2)、取引情報を送受信する場合、当該取引は電子取引と解釈されます(※3)。この場合、その保存には、電子帳簿保存法上の要件を満たす必要があり、具体的には真実性の確保(※4)、可視性の確保(※5)が求められます。

ペーパーレスファクス機能で受信/保存したデータの日時においては、複合機側の設定で時刻変更ができてしまうことで、取引日時の第三者証明ができず真実性を確保できない可能性があります。また、取引情報のイメージデータについても、改ざん痕なく取引情報を修正できてしまうことから、真実性の確保ができない可能性があり、それに加え可視性の確保を保存先で検討していく必要があります。

お客様におけるご対応について

ペーパーレスファクス機能を用いた取引情報のデータ保存に関し、国税庁の要求している事項をまとめると、以下のような対応策が考えられます。(※6)

  1. 授受後の電子取引情報に対して、正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、次のような運用を行う。
    • ペーパーレスファクス機能を提供する複合機の時刻/転送先の設定において、真実性の確保ができる運用規程の制定とその規程に沿った運用を行う。
    • 保存先においても訂正削除を抑止する機能利用や運用をする。
  2. 規程運用でなく以下のようなITを利用して真実性を確保する。
    • ペーパーレスファクス受信情報を転送先に保存後、保存先において該当データにタイムスタンプを付与する。
    • 保存先においても削除を抑止する機能利用や運用をする。

なお受信ファクスを同時印刷(※7)したものを国税関係書類として紙として保存し、紙書類を原本とする方法を選択することもできます。その場合、ペーパーレスファクスで生成したイメージデータの取引情報は複製の扱いとして業務利用することが可能となります。

リコーではお客様のDXを促進するために、電子帳簿保存法の改正要件に対応したさまざまなソリューションや運用ガイドをご提供いたします。詳しくは下記問い合わせ先または、担当営業までお問い合わせください。

※1:
国税庁HP記載 電子帳簿保存法Q&A(一問一答)~令和4年1月1日以後に保存等を開始する方~ 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問41-2, 問41-3, 問41-4, 問41-5, 参照。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf
※2:
原稿を読み取って相手側機器に送信し、相手側が受信して印刷することを想定したファクス取引は書面による取引と解釈されますので、電子帳簿保存法の対象外となります。
※3:
令和3年7月9日付課総10-10ほか7課共同「『電子帳簿保存法取扱通達の制定について』の一部改正について」(法令解釈通達)等の趣旨説明について(令和4年1月1日施行分)
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/031227/pdf/01.pdf
※4:
真実性の確保とは該当のデータが訂正、改ざん、削除されない仕組みを採用または、その記録されその履歴を検索、確認できること。
※5:
可視性の確保とは該当のデータに特定の検索項目にて確認できること。
※6:
国税庁HP記載 電子帳簿保存法Q&A(一問一答)~令和4年1月1日以後に保存等を開始する方~ 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問4, 問11, 参照
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf
※7:
ファクス受信後、複合機本体の保存領域にイメージデータとして蓄積するのと合わせ、単機能ファクスと同様に受信後直ちに紙でも印刷される機能。

関連リンク

本件に関するお問い合わせ先

リコーテクニカルコールセンター
0120-892-111
対応時間:祝日を除く月~金 9:00~17:00