ペーパーレスファクス機能で企業間取引業務を実施されているお客様へ

背景

令和4年1月1日の電子帳簿保存法改正後には、電子取引で授受した取引情報を印刷して書面で国税関係書類として保存する方法の特例措置が廃止され、電子での保存が義務化されます。^（※1）

電子帳簿保存法において、ペーパーレスファクス機能を用いて^（※2）、取引情報を送受信する場合、当該取引は電子取引と解釈されます^（※3）。この場合、その保存には、電子帳簿保存法上の要件を満たす必要があり、具体的には真実性の確保^（※4）、可視性の確保^（※5）が求められます。

ペーパーレスファクス機能で受信/保存したデータの日時においては、複合機側の設定で時刻変更ができてしまうことで、取引日時の第三者証明ができず真実性を確保できない可能性があります。また、取引情報のイメージデータについても、改ざん痕なく取引情報を修正できてしまうことから、真実性の確保ができない可能性があり、それに加え可視性の確保を保存先で検討していく必要があります。

お客様におけるご対応について

ペーパーレスファクス機能を用いた取引情報のデータ保存に関し、国税庁の要求している事項をまとめると、以下のような対応策が考えられます。^（※6）

1. 授受後の電子取引情報に対して、正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、次のような運用を行う。
   • ペーパーレスファクス機能を提供する複合機の時刻/転送先の設定において、真実性の確保ができる運用規程の制定とその規程に沿った運用を行う。
   • 保存先においても訂正削除を抑止する機能利用や運用をする。
2. 規程運用でなく以下のようなITを利用して真実性を確保する。
   • ペーパーレスファクス受信情報を転送先に保存後、保存先において該当データにタイムスタンプを付与する。
   • 保存先においても削除を抑止する機能利用や運用をする。

なお受信ファクスを同時印刷^（※7）したものを国税関係書類として紙として保存し、紙書類を原本とする方法を選択することもできます。その場合、ペーパーレスファクスで生成したイメージデータの取引情報は複製の扱いとして業務利用することが可能となります。

リコーではお客様のDXを促進するために、電子帳簿保存法の改正要件に対応したさまざまなソリューションや運用ガイドをご提供いたします。詳しくは下記問い合わせ先または、担当営業までお問い合わせください。

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本件に関するお問い合わせ先

リコーテクニカルコールセンター

0120-892-111

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