リモートワークの取り組み

いつからリモートワークに取り組んできたのですか？

長瀬 ：私たち株式会社リコー（以下、リコー）は、1990年代からワークスタイル変革や多様な人材が活躍できる職場環境づくりに取り組んできました。（図１）現在（2020年6月時点）のリモートワーク制度につながる、「在宅勤務制度」を本格的に導入したのは2016年度のこと。世間でもダイバーシティやワークライフバランスという言葉が積極的に使われ始めたころでした。ただ、当時の「在宅勤務制度」は月5日、週2回までの上限があり、適用条件にも制限があったため、実際には利用者のほとんどは育児・介護事由の適用者で、当時の社員数約1万人のうち、利用しているのは200人程度でした。

▼ リコーのこれまでの取組み（1990年代～2016年）

導入時に不安の声などはありましたか？

長瀬 ：制度導入時には、生産性の点で懐疑的な意見もあったため、育児・介護との両立や移動時間・待機時間の削減等、効果が見込める対象者に限定し、スモールスタートしました。実際に利用者にアンケートをとってみると、全員が生産性は上がった、もしくは変わらないと回答し、利用者の上司も9割が同様の回答をしていました。

在宅勤務制度をどのように拡大していったのか教えてください

長瀬 ：2017年度に山下良則社長が就任し、経営方針のひとつとしてこれまでの前例や慣習にとらわれずに、新しい「変革」を目指すことを掲げ、「働き方変革」を社長直轄プロジェクトとしてさらに加速させることになりました。一人ひとりがイキイキと働き、個人およびチームとして最大のパフォーマンスを発揮し、新たな価値を生み出し続けることができる働き方を実現するために、ルールとツールの整備から意識・風土の変革まで、様々な取り組みにチャレンジしました。 その中のひとつが、2018年度からスタートした全社員対象の「リモートワーク制度」です。月10日、週3回までという利用制限はありましたが、在宅勤務ができる職種であること、セルフマネジメントができることを前提に、上司の承認さえあれば誰でもリモートワークが利用可能に。社内コミュニケーションツールの刷新やIT環境の整備はもちろんのこと、社内外で使用できるサテライトオフィス拠点が増えたことで利便性はさらに高まり、通勤時間が節約されワークライフ・マネジメントを実現しやすい環境になりました。

リモートワーク制度導入にあたって工夫したことはなんでしょうか？

長瀬 ：社内の制度や設備を整えるだけではなく、意識・風土の面からのフォローも行ってきたことです。マネージャー向け研修では、リモートワークの考え方や部下のリモートワークを認める判断基準、勤務管理の方法などを伝えました。全社的なリモートワーク促進日にはマネージャー自身が率先してリモートワークを利用するよう促し、利用率向上と抵抗感の払拭に取り組んでいます。部門長が自分自身の働き方変革について決意表明する「クールボス宣言」では、自身が積極的にリモートワークすることや、自分との会議はリモートでOKと宣言する方が多くいます。トップが率先垂範することで、さらに社員が利用しやすい雰囲気が出てきていると、効果を実感しています。

新型コロナウイルスの感染が拡大する状況下では、「原則在宅勤務」を決定しましたが、具体的にはどのような対応をしましたか？社員に戸惑いはありませんでしたか？

長瀬 ：もともと2020年に開催予定だった国際的なスポーツイベント期間中の首都圏混雑緩和に貢献するため、本社事業所（東京都大田区）のクローズを予定していました。また、本社だけではなく、首都圏の他の事業所もできるかぎり在宅勤務を行おうと、各部門からメンバーが集まり、プロジェクトチームを発足。毎月1回程度、様々なタイミング・日数で一斉リモートワークデーを設定し、一年以上かけて各部門の在宅勤務の課題の洗い出しや対応策の検討を行ってきました。その甲斐があって、社員もリモートワークに慣れ、様々な課題のつぶしこみをすることができていました。

長瀬 ：コロナ禍の対応としては、政府方針にある感染拡大防止に積極的に協力するため、社員には3月2日からの原則在宅勤務が通達されました。制度の上限日数や残業制限を一時的に緩和し、政府の緊急事態宣言中は在宅勤務が難しい職種の社員を除いて、ほぼ全社員が在宅勤務を実施。その結果、リコーの首都圏4事業所の5月の平均出社率は７％程度でした。社長自身もリモートワークを積極的に行い、経営会議や取材なども極力リモートで実施し、4月～5月の2ヵ月間で出社したのはわずか4日だったそうです。

▼ 2020年夏期の本社クローズを見据えた準備のためのスケジュール（2019年度時点）

一年前から計画的に準備を進めていた

長瀬 ：4月に入社したばかりの新入社員研修も急遽リモートで行うことになり、現在（2020年6月時点）は採用面接もフルリモートで行っています。また、通期決算発表日が緊急事態宣言期間と重なりましたが、当社はリモートワークを活用しながら決算業務を行い、決算発表日を延期することなく当初の予定通りに実施することができました。このように、今夏の一斉クローズの準備が功を奏して、コロナ禍においても社員の安全に配慮しながら、大きな混乱なく業務継続することができたことは良かったと思います。

今、課題として捉えていることや対応に取り組んでいることを教えてください

長瀬 ：新型コロナウイルス対応に関する国内リコーグループ内でのアンケート調査（2020年5月実施、有効回答数29,504）結果を見てみると、「新型コロナウイルスをめぐる会社の対応および指示は適切だったか」という質問については、8割以上の社員が肯定的な回答でした。また、在宅勤務になったことで、「通勤ストレスから解放された」、「業務により集中できた」といったポジティブな意見が数多くありました。

一方で、契約書や請求書といった紙書類に対応するために日程調整が必要であるという意見や、自宅に落ち着いて仕事ができる環境がない、Wi-Fiがない、といったコメントもありました。リモートワークに不慣れであった社員には、チャットボットを通じた問い合わせサービスを利用してもらい、ブロードバンド回線を持たない社員にはWi-Fiルータを貸出することで対応。試行錯誤を重ねるうちにスムーズなリモートワーク遂行のためのノウハウが蓄積されました。